Windows Copilot: Giải phóng bạn khỏi những công việc nhàm chán, tăng năng suất tức thì

Bạn có đang lãng phí thời gian quý báu vào những công việc lặp đi lặp lại như đổi tên tệp, trích xuất dữ liệu từ PDF hay soạn thảo email theo mẫu? Với sự ra đời của Windows Copilot, bạn có thể tạm biệt những công việc nhàm chán này và tập trung vào điều quan trọng nhất: phát triển doanh nghiệp của bạn. Windows Copilot không chỉ là một công cụ AI; nó là một trợ lý cá nhân, luôn sẵn sàng giúp bạn tăng năng suất và đơn giản hóa quy trình làm việc.

Theo nghiên cứu gần đây của McKinsey, tự động hóa quy trình làm việc có thể tăng năng suất lên đến 30%. Windows Copilot mang lại lợi ích này cho các doanh nghiệp nhỏ, giúp họ cạnh tranh hiệu quả hơn. Thay vì tốn hàng giờ cho các tác vụ hành chính, bạn có thể sử dụng thời gian đó để xây dựng chiến lược, tương tác với khách hàng và khám phá các cơ hội mới.

Bài viết này sẽ đi sâu vào cách Windows Copilot, đặc biệt là tính năng Copilot Actions, có thể cách mạng hóa cách bạn làm việc. Chúng ta sẽ khám phá các trường hợp sử dụng thực tế, đánh giá các biện pháp bảo mật và tìm hiểu cách bạn có thể sớm trải nghiệm công cụ mạnh mẽ này.

Copilot Actions là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Hầu hết các công cụ AI hiện nay tập trung vào khả năng đàm thoại: bạn hỏi, chúng trả lời. Copilot Actions của Windows Copilot đi xa hơn thế. Nó có khả năng *làm* việc. Sử dụng công nghệ xử lý tiên tiến, Copilot Actions hiểu nội dung trên màn hình của bạn và tương tác với các ứng dụng giống như một người thật.

Hãy tưởng tượng bạn có thể đơn giản hóa những tác vụ phức tạp chỉ bằng một vài câu lệnh. Đó chính là sức mạnh của Copilot Actions. Thay vì phải thực hiện các bước thủ công tẻ nhạt, bạn có thể ủy quyền chúng cho Copilot và tập trung vào những công việc đòi hỏi tư duy sáng tạo và kỹ năng chuyên môn của bạn. Điều này dẫn đến tăng năng suất tức thì và giảm thiểu sai sót do con người.

Với sự phát triển nhanh chóng của AI, việc áp dụng các công cụ như Copilot Actions không còn là một lựa chọn mà là một điều cần thiết để duy trì tính cạnh tranh. Các doanh nghiệp tận dụng AI để tự động hóa các tác vụ thường ngày sẽ có lợi thế đáng kể so với những doanh nghiệp vẫn dựa vào các quy trình thủ công.

Cách Copilot Actions hoạt động

Sử dụng Copilot Actions rất đơn giản. Bạn chỉ cần tải tệp lên cửa sổ trò chuyện Copilot – ví dụ, một loạt ảnh chưa được sắp xếp hoặc một báo cáo PDF chi tiết. Tiếp theo, bạn chọn "Hành động" từ menu. Cuối cùng, bạn mô tả những gì bạn cần bằng ngôn ngữ tự nhiên. Ví dụ:

• "Sửa lỗi xoay cho những ảnh này và lưu chúng vào một thư mục mới."
• "Tóm tắt tổng số tiền từ hóa đơn này."

Ở chế độ nền, phần mềm sẽ mở các ứng dụng cần thiết, cuộn qua nội dung và thực hiện các thao tác cần thiết để hoàn thành công việc. Nó giống như có một đồng nghiệp tận tâm sẵn sàng hỗ trợ bạn với mọi tác vụ.

Điểm đặc biệt là Copilot Actions có thể học hỏi và thích nghi với quy trình làm việc của bạn. Càng sử dụng nhiều, nó càng hiểu rõ hơn về sở thích và yêu cầu của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn nữa.

Các trường hợp sử dụng Copilot Action thực tế: Giải phóng bạn khỏi những công việc nhàm chán

Tự động hóa chỉ thực sự có giá trị khi nó giải quyết được những vấn đề cụ thể, lặp đi lặp lại. Dưới đây là một số cách Copilot Action có thể giúp bạn trong công việc hàng ngày, giúp bạn tăng năng suất tức thì:

• Dọn dẹp tài liệu: Các lượt truy cập trang web hoặc chụp ảnh sản phẩm thường tạo ra hàng tá ảnh bị lệch hoặc có tên tệp trùng lặp. Copilot có thể xoay chúng đúng hướng và đổi tên chúng ngay lập tức, tiết kiệm thời gian cho bạn so với việc mở từng tệp theo cách thủ công.
• Khai thác thông tin: Hóa đơn của nhà cung cấp thường ở định dạng PDF, khiến bạn phải nhập dữ liệu vào email hoặc bảng tính. Bạn có thể yêu cầu Copilot "đọc" PDF và soạn một email chỉ chứa các tổng số chính và ngày đến hạn. Theo Adobe, trung bình, một nhân viên văn phòng dành khoảng 3 giờ mỗi ngày để làm việc với các tài liệu PDF. Copilot Actions có thể giảm đáng kể thời gian này.
• Tổ chức tập tin: Thư mục Tải xuống thường là một mớ hỗn độn gồm hợp đồng khách hàng, biên lai và các tệp tạm thời. Copilot có thể sắp xếp các mục này vào các thư mục con cụ thể dựa trên loại tệp hoặc nội dung của chúng, giúp bạn duy trì một không gian làm việc kỹ thuật số gọn gàng.
• Email thông thường: Việc theo dõi tiêu chuẩn có thể gây mệt mỏi về tinh thần. Nếu bạn có tài liệu cần gửi cho khách hàng kèm theo một ghi chú bìa tiêu chuẩn, Copilot có thể soạn email và đính kèm tệp, để bạn chỉ cần xem lại và nhấn gửi.
• Tạo bản tóm tắt báo cáo: Bạn có một báo cáo dài và cần một bản tóm tắt nhanh chóng để chia sẻ với đồng nghiệp? Copilot Actions có thể tự động trích xuất thông tin quan trọng nhất và tạo một bản tóm tắt súc tích.

Những ví dụ này chỉ là một phần nhỏ trong số rất nhiều cách Copilot Actions có thể giúp bạn tăng năng suất tức thì. Khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại cho phép bạn giải phóng thời gian và năng lượng để tập trung vào các hoạt động quan trọng hơn, như xây dựng mối quan hệ với khách hàng, phát triển sản phẩm mới và mở rộng thị trường.

Copilot Action có an toàn không? Đảm bảo an toàn dữ liệu của bạn

Việc giao quyền kiểm soát chuột và tệp của bạn cho phần mềm có thể gây lo ngại. Microsoft đã nhận thức được những lo ngại này và xây dựng hệ thống với an toàn là ưu tiên hàng đầu.

Thứ nhất, tính năng này bị tắt theo mặc định. Bạn phải chủ động chọn bật nó. Thứ hai, Copilot có quyền truy cập hạn chế. Nó chỉ có thể tương tác với các thư mục an toàn như Tài liệu, Màn hình nền và Tải xuống, trừ khi bạn cấp cho nó quyền truy cập vào các vị trí khác.

Quan trọng nhất, bạn vẫn là người kiểm soát. Hệ thống hoạt động minh bạch, thường xuyên yêu cầu phê duyệt trước khi hoàn thành các tác vụ lớn. Nếu bạn cảm thấy tác nhân đang đi sai hướng, bạn có thể dừng tác vụ ngay lập tức và giành lại quyền kiểm soát chuột và màn hình của mình.

Microsoft cũng sử dụng các biện pháp bảo mật hàng đầu để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi bị truy cập trái phép. Tất cả dữ liệu được mã hóa cả khi truyền và khi lưu trữ. Ngoài ra, Microsoft tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt nhất trong ngành, đảm bảo rằng thông tin của bạn luôn được bảo vệ.

Khi nào bạn có thể sử dụng Hành động Copilot? Thời gian ra mắt và cách tiếp cận

Copilot Actions hiện là một tính năng thử nghiệm có sẵn trong Copilot Labs. Ban đầu, nó sẽ được triển khai cho những người thử nghiệm sớm được gọi là Người dùng nội bộ Windows.

Giống như bất kỳ thực tập sinh mới nào, nó có thể mắc sai lầm ban đầu. Microsoft đang phát hành nó dần dần để thu thập phản hồi và cải tiến công nghệ. Nếu bạn là người am hiểu công nghệ và muốn dùng thử, hãy theo dõi các bản cập nhật chương trình Windows Insider. Đối với những người khác, nó có thể sẽ xuất hiện trong một bản cập nhật Windows tiêu chuẩn sau khi giai đoạn thử nghiệm hoàn tất.

Microsoft có kế hoạch mở rộng Copilot Actions để hỗ trợ nhiều ứng dụng và tác vụ hơn trong tương lai. Điều này bao gồm tích hợp với các dịch vụ phổ biến như Microsoft Office, Adobe Creative Suite và các nền tảng CRM. Mục tiêu là tạo ra một trợ lý AI toàn diện có thể giúp bạn tự động hóa mọi khía cạnh của quy trình làm việc của bạn.

Sẵn sàng để lấy lại thời gian của bạn và tăng năng suất tức thì?

Tự động hóa không còn là đặc quyền của các tập đoàn lớn với các bộ phận CNTT đắt đỏ. Các công cụ như Copilot Actions đang mang sức mạnh đó đến cho các doanh nghiệp nhỏ, cho phép bạn giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại và lấy lại thời gian của mình. Ngay cả việc tiết kiệm chỉ một giờ mỗi tuần cũng có thể có tác động đáng kể đến cách bạn điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.

Hãy tưởng tượng bạn có thể sử dụng thời gian tiết kiệm được để tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng, phát triển sản phẩm mới hoặc đơn giản là tận hưởng một cuộc sống cân bằng hơn. Với Copilot Actions, điều này hoàn toàn có thể.

Theo một nghiên cứu gần đây của Small Business Trends, các doanh nghiệp nhỏ áp dụng công nghệ tự động hóa đã ghi nhận mức tăng trưởng doanh thu trung bình là 15%. Điều này cho thấy rằng việc đầu tư vào các công cụ như Copilot Actions có thể mang lại lợi nhuận đáng kể.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Windows Copilot, Copilot Actions hoặc các công cụ khác có thể hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của bạn và tăng năng suất tức thì, hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay. Chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá nhu cầu của mình và tìm ra các giải pháp phù hợp nhất để giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.